Avete fatto un bel brainstorming. Avete un piano perfetto, magari un nuovo business model, e alcune nuove idee ma avete anche mille urgenze, tutte importanti e tutte prioritarie. Il tempo passa procedete poco o nulla e comunque più lentamente di quanto vorreste. Insomma, state impazzendo; sommersi da mille richieste, continue interruzioni e quindi che fare?

Se siete un imprenditore o un freelance e vi sentite in questa situazione: prendetevi 5 minuti. Organizzare l’azienda tra “urgenze continue”, “to do list infinite” e “progetti importanti” non è facile.  L’obiettivo di questo post è dare un metodo per affrontare queste situazioni. Presenterò due strumenti noti e uno mio (o meglio di mia mamma) spiegandovi come usarli assieme per darne fuori.

Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento

Cyril N. Parkinson

Primo Comandamento: Valuta impatto e tempo (mensilmente)

Certe volte abbiamo pianificato talmente tante attività che non sappiamo da che parte iniziare e quali meriti attenzione. A questo punto i rischi sono tre: o cerchiamo di portare avanti tutte le attività allo stesso tempo allungano a dismisura le tempistiche; o iniziamo da quelle a minor valore aggiunto senza però andare a modificare nessuno dei punti strategici; oppure ci buttiamo sui progetti più grossi e onerosi senza portare alcun risultato nell’immediato.

L’ideale è trovare il giusto mix. Ma come? La matrice impatto/sforzo ideata da Dave Gray ci viene in aiuto guidandoci a distinguere in maniera chiara tra: da un lato progetti piccoli ma ad alto impatto e progetti piccoli a basso impatto e dall’altro tra progetti impegnativi a grande impatto e progetti impegnativi a basso impatto.

Credo che l’ideale sia aggiornare questa bacheca almeno una volta al mese.

Organizzare le attività con la matrice impatto-sforzo di Dave Gray

Secondo Comandamento: Distingui sempre e costantemente tra urgenza e priorità (quotidianamente)

Per ordinare i mille progetti, idee, compiti e attività che avete in testa, sia che abbiate una startup, sia che siate un imprenditore più scafato, sia che siate un freelance non vi rimane che ricorrere ad un classico strumento: la distinzione ferrea tra priorità e urgenze.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante.”

Dwight D. Eisenhower

La base di qualsiasi forma di organizzazione aziendale e personale si basa su una costante distinzione tra urgenza (attività da fare subito ma dal valore aggiunto incerto) e importanza (attività che se non fatta porta a conseguenze negative). A tal proposito, ci viene in aiuto un altro classico strumento: la Matrice di Eisenhower o Matrice di Covey. Organizzare le attività con la matrice di Eisenhower o Covey La Matrice, il cui uso è immediato e intuitivo, individua quattro aree diverse a seconda dell’urgenza e dell’importanza. Secondo me, l’ideale è renderla uno strumento dinamico con il quale raffrontarsi non solo ad inizio giornata ma anche durante il giorno capendo se le attività che “ci piombano addosso” meritano o meno la nostra attenzione e se la meritano subito.

Terzo Comandamento: Organizza e gestisci la tua stanza (settimanalmente)

Mia mamma mi aveva già insegnato tutto sull’ordine solo che poi ho fatto casino.

Gianluca Fiscato

Adesso avete i vostri bei progetti ordinati, una chiara distinzione tra urgenze e priorità ma ahimè ancora non riuscite a fare un c**o. Cosa vi manca dunque? Vi mancano i consigli che mi dava mia madre quando la mia cameretta era in condizioni pietose.

1. Con meno cose si ordina prima e meglio. In caso di dubbio buttate, eliminate e togliete. Andate al sodo. Andate al semplice. Certe volte non serve fare tutto. Non serve partecipare a quella conferenza, non serve rispondere a quella mail, non serve nemmeno dare il vostro brillante contributo a quell’idea così poco importante per voi.

Tradotto: fate meno, di più e meglio.

2 Ogni cosa al suo posto. Se sai dove mettere le cose fai prima a trovarle e a sistemarle in caso contrario le stai solo spostando da un lato all’altro. Ogni progetto, ogni attività deve avere non solo un obiettivo ma anche un responsabile, una roadmap e una deadline altrimenti state solo parlando. Non state programmando.

Tradotto: assegnate ad ogni attività un “chi”, un “cosa”, un “come” e un “per quando”.

3. Non occorre che fai tutto in una volta. Se aspetti a fine settimana per mettere a posto tutta la stanza ci perderai 8 ore ma se un giorno sistemi il comodino, l’altro la scrivania e infine svuoti il cestino il tutto sarà più veloce. Il rischio di affrontare progetti lunghi mesi è quello che sembrano infiniti e che il risultato non si veda mai.

Tradotto: spezzettate le attività in sotto-attività più piccole e al più lunghe una settimana.

4. Fallo una volta e non pensarci più. Iniziare a fare i lavori e lasciarli a metà soprattutto quando si tratta di pulire una stanza è la cosa più normale. Abbreviare i tempi delle decisioni, mettersi in grado di prendere una decisione una volta, e passare all’operativo. La tentazione di cambiare idea non una ma 100 volte è sempre dietro l’angolo (io ne sono la prova vivente) ma se potete cercate non solo di decidere in fretta ma anche di fare in fretta. Discutete il risultato finale. Non discutete il processo. Se non vi sentite a proprio agio con questo consiglio ritornate al punto precedente.

Tradotto: decidete una volta, fate una volta, e al più sbagliate una volta.

Bonus: TUZZit TUZZit per organizzarsiPer ordinare potete usare la tipica bacheca con i post-it molto bella, funzionale e visuale ma potete anche affidarvi al veloce e comodo TUZZit. Trovo particolarmente utile TUZZit se lavorate assieme ad altre persone e se come me non amate troppo avere tanti fogli in giro. Potete trovate il canvas per il primo comandamento qui e quello per  il secondo qui.