Riunioni da cui non si cava un ragno dal buco. Riunioni che non si capisce a cosa servono. Riunioni che durano troppo o troppo poco. Riunioni del lunedì mattino che sono un incubo come quelle del venerdì pomeriggio. Riunioni mattutine che sono un rito, una routine e nulla più. Ma esiste un modo di fare riunioni utili, veloci ed efficaci?

La risposta secondo me è sì. E lo dico io che, se posso scongiurare una riunione, lo faccio. L’approccio alle riunioni che voglio presentarvi si basa su post-it, time-boxing e kanban. Ma prima di iniziare capiamo un po’ meglio il fenomeno riunioni.

Riunioni: la triste realtà

Le riunioni sono tempo perso?Le riunioni rivestono un ruolo centrale nella vita aziendale. Basti pensare che su 1000 intervistati: oltre la metà dichiara di dedicare almeno 30′ al giorno in riunioni; il 72% dice che il tempo dedicato alle riunioni è aumentato negli ultimi 5 anni; il 50% prevede che aumenterà anche in futuro.

Il menu della tipica riunione aziendale prevede:

  • convocazione in sala riunioni (74% dei casi);
  • scarso preavviso (solitamente 2 ore);
  • assenza di un ordine del giorno (63% dei casi);
  • meno di 60′ dedicati alla preparazione della riunione (77% dei casi);
  • durata tra i 60′ e 90′;
  • quasi metà del tempo di una riunione è dedicata a temi non utili;
  • partecipazione di 7-9 persone.

La riunione-zen: tempo, organizzazione e risultati

La riunione-zen è l’insieme di una oculata gestione del tempo, un’ottima organizzazione e risultati chiari a tutti i partecipanti. Come ottenere ciò?

Gli strumenti

  1. Usare il kanban per organizzare le riunioniProcurati un tabellone o una lavagna. Ispirandosi al kanban possiamo organizzare una lavagna con 4 colonne: Da Discutere; Discussi; In Discussione; Decisioni.
  2. Timebox e post-it per riunioni efficaciProcurati alcuni post-it. Ispirandosi al visual thinking possiamo usare i post-it per organizzare i temi e le idee sulla lavagna;
  3. Procurati una clessidra o un timer che sia visibile a tutti. Partendo da un approccio al tempo basato sul time-boxing possiamo permettere a tutti di essere concentrati sulla sintesi e raggiungere i risultati previsti.

Le fasi

  1. Individua il tema della riunione e informa a priori i partecipanti;
  2. Fai scrivere a tutti i partecipanti dubbi, idee, proposte, obiezioni e quant’altro sul tema e fissa 10′ di tempo per questa fase. Chiedi alle persone di dare spunti quanto più possibili piccoli;
  3. Raduna i post sul tabellone nella colonna “Da Discutere” mettendo vicino i post-it con idee simili;
  4. Vota le idee emerse e inizia da quella più votata. Ogni partecipante può votare al massimo 3 idee. Non discutere più di 6 idee a volta.
  5. Inizia a discutere le varie idee spostandole su “In Discussione” e qui fai partire la clessidra dando 5′ per idea in questo modo tutti sapranno il tempo che manca;
  6. Sposta man mano le idee dalla colonna “In Discussione” alla colonna “Discussi”;
  7. Quando hai finito di discutere le 6 idee avrai 6 post-it nella colonna “Discussi” e alcuni post-it nella colonna “Da Discutere”;
  8. Ora non rimane che settare il timer sui 15′ e per ognuna delle 6 idee prendere delle decisioni, scriverle sui post-it e metterle nell’ultima colonna. Se per qualche idea non riuscite o non è emersa una decisione chiara dedicate del tempo a spezzare quella idea in sotto-problemi e mettete quei post-it nella colonna “In Discussione”. Sarà il tema della vostra prossima riunione.Post-it e riunioni
  9. Verifica che i post-it nella colonna “Da Discutere” siano ancora validi e interessanti o che non siano già stati sorpassati dalla riunione. Nel primo caso, spostali nella seconda colonna; nel secondo buttali!
  10. Finita la riunione dovreste avere: l’agenda per la prossima riunione (nella colonna “In Discussione” e una serie di decisioni (nella colonna “Decisioni”).

Le prime volte può sembrare una costrizione ma non desistete. In 45’/60′ potete organizzare riunioni efficaci e abituare le persone ad usare bene il proprio tempo e ad affrontare idee e problemi in piccoli step creando, quindi, anche la pace per altri cambiamenti aziendali.

Ora non vi rimane che sperimentare nelle vostre prossime, inevitabili, riunioni!